GTD mit Outlook: ein interessanter Ansatz

Die Situation dürfte einigen bekannt vorkommen: auf der Arbeit ist Outlook als PIM-Programm vorgegeben und Zusatzsoftware zu installieren ist nicht so einfach möglich oder gar seitens der IT/der Chefetage verboten. Als GTDler stellt sich nun die Frage: wie richte ich mein “nacktes” Outlook so ein, dass sich der GTD-Workflow damit vernünftig abbilden lässt?

Einen sehr interessanten Ansatz beschreibt Niels Warnecke in seinem Ebook mit dem schlichten Titel “GTD mit Outlook 2007″ (danke an Dr. Stefan List für den Tipp). Für mich war der Ansatz, die Aufgabe zum Dreh- und Angelpunkt des Systems zu machen, der entscheidende “Kick” für die Umsetzung. Die Outlook-Aufgabe ist gewissermaßen das Projekt und in das Notizfeld kommen alle Infos dazu in Form von Notizen oder Verlinkungen auf Dateien. Die nächsten Schritte werden ebenfalls im Notizfeld aufgelistet. Welcher nächste Schritt ansteht, wird durch die Kategorie ersichtlich, den die Aufgabe bekommt (“Kategorien als Next Actions” nennt es der Autor).

Das System habe ich gleich nach dem Lesen des Ebooks in meinem “Arbeits-Outlook” umgesetzt, allerdings mit kleineren Anpassungen (insbesondere die Sache mit den Lebensrollen habe ich weggelassen). Und ich muss sagen: bisher funktioniert der Ansatz sehr gut. Ich habe einerseits nicht zu viele Aufgaben in meiner Liste, andererseits sämtliche Informationen, die ich für die Erledigung des nächsten Schrittes brauche, immer zur Hand. Mein einziger Kritikpunkt bisher ist, dass man eben aus dem Titel der Outlook-Aufgabe nicht gleich die nächste konkrete Aktion erkennen kann, sondern erst in der Aufgabe nachsehen muss. Aber sonst ist das System schon ziemlich “rund”.

Wer sich also in der anfangs genannten Situation wiederfindet, sollte sich einmal die Zeit für die Lektüre der 28 Seiten nehmen. Es lohnt sich definitiv.

www.dingegeregeltkriegen.de

Kurze Info für alle GTD-Begeisterten: Das deutschsprachige Forum zu GTD, welches bis vor einiger Zeit noch unter gtd-forum.de erreichbar war, hat jetzt eine neue “richtige” Domain: www.dingegeregeltkriegen.de (die alte war beim Umzug des Forums leider Domaingrabbern in die Hände gefallen)

Die “Übergangsdomain” gtd-forum.domainfactory-kunde.de ist somit bald hinfällig und ihr solltet eure Lesezeichen, falls vorhanden, demnächst anpassen.

Also nochmal in Kurzform: aus gtd-forum.de wird jetzt dingegeregeltkriegen.de ;)

Buchtipp: “Zeitmanagement. Perfekt organisieren mit Zeitplaner und Handheld “

Hinweis: Der folgende Artikel wurde im Rahmen der Umgestaltung meiner Homepage hierher verschoben; er erschien ursprünglich im Januar 2007.

Lassen sich Termine, Adressen, Notizen usw. besser mit Papier oder Elektonik verwalten? Darüber lässt sich trefflich streiten. Manche nutzen auch in Zeiten leistungsfähiger PDAs und Smartphones immer noch lieber ihr Filofax, während andere sich ihr Leben nicht mehr ohne Palm oder PocketPC vorstellen können. Und dann sind da noch die, die von Papier auf Elektonik umsteigen wollen (oder müssen) oder frustrierte PDA-Nutzer, die ein “Downgrade” zum Papier erwägen.

Das Buch “Zeitmanagement. Perfekt organisieren mit Zeitplaner und Handheld”  ist interessant für alle oben angesprochenen Nutzer. Im ersten Teil erläutern die Autoren die “Basics” des Zeitmanagements. Im zweiten Teil werden die Vor- und Nachteile von Papier und Elektronik sehr ausführlich und objektiv dargestellt. Im letzten Teil geht es schließlich darum, wie die Zeitplanmethoden mit Zeitplanbuch oder Handheld effektiv und sinnvoll umgesetzt werden können. Umfangreiche Checklisten runden den Inhalt ab. Auf der beigefügten CD finden sich die Checklisten zum Ausdrucken und einige Demoprogramme für den Handheld und PC.

Ich habe noch die Ausgabe von 2003, inzwischen ist aber eine überarbeitete Ausgabe erschienen (im März 2006)

Ich kann das Buch jedem empfehlen, der einen Umstieg von Papier zu Elektonik (oder umgekehrt) vorhat und/oder seinen Handheld effektiv für das Zeitmanagement nutzen möchte. Hier geht es weniger um technische Spezifikationen und Spielereien, sondern um die sinnvolle Nutzung von Programmen.

In diesem Zusammenhang möchte ich auch auf das PDF “Von PDAs und Terminen” hinweisen, das eine Stoffsammlung von Ideen und Tools für den effektiven Umgang mit dem Handheld enthält.

Hier noch die wichtigsten Infos:

Titel: Zeitmanagement. Perfekt organisieren mit Zeitplaner und Handheld; Autoren: Jörg Knoblauch, Holger Wöltje; ISBN: 3448067865; Preis: 16,80 €

GTD mit OneNote – Teil 4: Vor- und Nachteile

Im letzten Teil dieser Serie möchte ich auf die Vor- und Nachteile eingehen, die sich aus der Nutzung von OneNote ergeben.

Vorteile:

  • Es lassen sich von Text über Bilder bis hin zu Audioaufnahmen vielerlei Informationen sammeln und verarbeiten
  • Die gesammelten Notizen lassen sich einfach per Drag&Drop nach Belieben verschieben und neu organisieren
  • Die Verknüpfung von Projekt und “Nächsten Schritten” kann durch Tags oder Outlook-Aufgaben abgebildet werden
  • Nutzer eines WindowsMobile-Geräts können Notizen mittels OneNote Mobile erfassen
  • Gute Integration in andere MS-Office Produkte (z.B. Export als Word-Dokument, Aufgaben-Synchronisation mit Outlook)

Nachteile:

  • OneNote gibt es nur für Windows
  • Keine Zusammenarbeit mit Programmen ausserhalb MS-Office
  • Proprietäres Dateiformat: andere Programme können OnNote-Notizbücher nicht verarbeiten
  • Mir persönlich fehlt besonders bei Projekten manchmal die Übersicht, da immer nur ein “Notizblatt” angezeigt wird. Für die Planung und Überwachung komplexererer Projekte sind andere Programme geeigneter.
  • Evtl. der Preis

Fazit:

OneNote ist ein ziemlich mächtiges und dennoch recht einfach und intuitiv bedienbares Programm zur Erfassung und Verarbeitung von allerlei Informationen. Und deshalb aus meiner Sicht gut geeignet, um damit den GTD-Workflow abzubilden. Lediglich, wenn es um komplexere Projekte geht, sollte man ggf. auf andere Programme zurückgreifen. Wer auf seinem Windows-Rechner das Büropaket von Microsoft installiert hat, kann die gute Integration von OneNote nutzen. Wer jedoch Alternativen wie etwa OpenOffice nutzt, muss auf manche Funktion verzichten. Und wer seine Informationen plattformübergreifend erfassen und verarbeiten will, sollte von OneNote die Finger lassen.

Zurück zu Teil 3: Durcharbeiten

GTD mit OneNote – Teil 3: Durcharbeiten

Nachdem die verschiedensten Informationen mit OneNote erfasst wurden, geht es jetzt an das Durcharbeiten, also das Sichten und Einsortieren der Notizen.

Die einzelnen Einträge im “Eingangskorb” werden nun nacheinander betrachtet. Die zentralen Fragen dabei lauten: Worum handelt es sich? Und ist etwas zu unternehmen? Je nach Antwort auf diese Fragen lassen sich die Notizen in verschiedene Kategorien einordnen:

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Themenchat “Zeit- u- Selbstmanagement mit dem Palm”

Angeregt durch Torsten, dem Betreiber von Nexave.de, wird in Kürze ein Themenchat im #pdachat stattfinden. Dabei geht es um das Zeit- und Selbstmanagement mit dem Palm (wobei “Palm” sich nicht nur auf die Geräte der gleichnamigen Firma bezieht).

Termin ist der 6. Oktober ab 20:00 Uhr. Genaueres erfahrt ihr im entsprechenden Thread. Ich werde mit dabei sein und es würde mich freuen, wenn eine anregende Unterhaltung zustande kommt.

GTD mit OneNote – Teil 2: Erfassen

Ein zentraler Bestandteil des GTD-Prinzips ist das möglichst vollständige Erfassen aller Dinge, die einem im Kopf herumschwirren: seien es die Ideen für den nächsten Urlaub, die Struktur für die morgige Präsentation…all die Dinge, bei denen man sich denkt “ich darf nicht vergessen, da noch was zu machen”, sollten schriftlich festgehalten werden.

Dazu kommen noch die Informationen, die im Alltag auf uns einprasseln: Der Auftrag vom Chef/Kunden, das interessante Angebot in diesem Online-Shop etc. etc. Das alles soll nach GTD in einem oder mehreren “Eingangskörben” gesammelt werden. Das können “echte” Körbe sein, wie das Ablagefach am Schreibtisch, oder “virtuelle” Körbe, etwa in Form des E-Mail-Postfachs oder eben eines Notizprogramms wie OneNote.

Eingabemöglichkeiten von OneNote

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Rund um Thunderbird und Lightning

Auf heise.de gibt es ein “Themen-Special“, in dem sich alles um die Termin- und Adressverwaltung mit dem Duo Thunderbird und Lightning dreht. Insbesondere die Snychronisation mehrerer Kalender und mit dem Handy stehen im Vordergrund.

Ich suche ja noch nach einer Möglichkeit, meine PIM-Daten auch unter Linux zu verwalten und mit dem Handy bzw. Smartphone abgleichen zu können.  Im genannten Artikel werden einige Ansätze genannt; ich melde mich, sobald ich eine für mich passende Lösung gefunden habe.

In diesem Zusammenhang möchte ich dann noch auf einen Gesprächsfaden im Forum der Senior-PUG hinweisen, in dem die Synchronisation eines Nokia E71 mit Thunderbird/Lightning mittels Funambol beschrieben wird.

GTD mit OneNote – Teil 1: Vorbereitungen

Nachdem ich es schon vor längerer Zeit angekündigt, dann aber doch vor mir her geschoben hatte, möchte ich endlich meine Umsetzung des GTD-Systems mit OneNote vorstellen. Damit es nicht zu viel Text auf einmal wird, werde ich das Ganze in gut verdauliche Happen aufteilen:

  1. Vorbereitungen (lest ihr gerade)
  2. Erfassen
  3. Durcharbeiten
  4. Vor- und Nachteile

Dabei möchte ich das vorgestellte System nicht als Nonplusultra verstanden wissen, sondern als Anregung und Vorschlag für eure ganz individuelle GTD-Implementierung.

Vorbereitungen

Reden wir also nicht länger um den heißen Brei herum, sondern legen los. Als Vorraussetzung benötigt ihr das Programm OneNote, am besten in der 2007er-Version. Es geht grundsätzlich auch mit OneNote 2003, ich werde mich allerdings auf die aktuelle Version beschränken.

Neues Notizbuch anlegen

Neues Notizbuch anlegen

In OneNote legen wir zuerst einmal ein neues Notizbuch an (Datei->Neu->Neues Notizbuch). Da wir das Notizbuch selbst gestalten, wählen wir “Aus Vorlage: Leer”, die nächsten Schritte sollten selbserklärend sein. Haben wir uns durch alle Dialoge geklickt, sehen wir ein “jungfräuliches” Notizbuch vor uns.

Neues, leeres Notizbuch

Neues, leeres Notizbuch

Um dieses Notizbuch “GTD-tauglich” zu machen, sind noch die folgenden Schritte notwendig: Wir legen einen neuen sogenannten “Abschnitt” an, den wir mit “Vielleicht/Irgendwann” beschriften. Den vorhandenen Abschnitt benennen wir in “Eingangskorb” (oder gerne auch “Inbox”) um. Dann legen wir zwei “Abschnittsgruppen” an, die mit “Projekte” und “Referenzmaterial” gekennzeichnet werden. Wer der Meinung ist, sehr umfangreiches Referenzmaterial anzuhäufen, kann dafür auch ein separates OneNote-Notizbuch anlegen.

Neuen Abschnitt in das Notizbuch einfügen

Neuen Abschnitt in das Notizbuch einfügen

Das fertige Notizbuch

Das fertige Notizbuch

So, das war’s auch schon. In der nächsten Folge zeige ich euch, wie man die verschiedensten Dinge mit OneNote erfassen kann.

Zu Teil 2: Erfassen