Einen sehr interessanten Ansatz beschreibt Niels Warnecke in seinem Ebook mit dem schlichten Titel “GTD mit Outlook 2007″ (danke an Dr. Stefan List für den Tipp). Für mich war der Ansatz, die Aufgabe zum Dreh- und Angelpunkt des Systems zu machen, der entscheidende “Kick” für die Umsetzung. Die Outlook-Aufgabe ist gewissermaßen das Projekt und in das Notizfeld kommen alle Infos dazu in Form von Notizen oder Verlinkungen auf Dateien. Die nächsten Schritte werden ebenfalls im Notizfeld aufgelistet. Welcher nächste Schritt ansteht, wird durch die Kategorie ersichtlich, den die Aufgabe bekommt (“Kategorien als Next Actions” nennt es der Autor).

Das System habe ich gleich nach dem Lesen des Ebooks in meinem “Arbeits-Outlook” umgesetzt, allerdings mit kleineren Anpassungen (insbesondere die Sache mit den Lebensrollen habe ich weggelassen). Und ich muss sagen: bisher funktioniert der Ansatz sehr gut. Ich habe einerseits nicht zu viele Aufgaben in meiner Liste, andererseits sämtliche Informationen, die ich für die Erledigung des nächsten Schrittes brauche, immer zur Hand. Mein einziger Kritikpunkt bisher ist, dass man eben aus dem Titel der Outlook-Aufgabe nicht gleich die nächste konkrete Aktion erkennen kann, sondern erst in der Aufgabe nachsehen muss. Aber sonst ist das System schon ziemlich “rund”.

Wer sich also in der anfangs genannten Situation wiederfindet, sollte sich einmal die Zeit für die Lektüre der 28 Seiten nehmen. Es lohnt sich definitiv.

Die “Übergangsdomain” gtd-forum.domainfactory-kunde.de ist somit bald hinfällig und ihr solltet eure Lesezeichen, falls vorhanden, demnächst anpassen.

Also nochmal in Kurzform: aus gtd-forum.de wird jetzt dingegeregeltkriegen.de

Lassen sich Termine, Adressen, Notizen usw. besser mit Papier oder Elektonik verwalten? Darüber lässt sich trefflich streiten. Manche nutzen auch in Zeiten leistungsfähiger PDAs und Smartphones immer noch lieber ihr Filofax, während andere sich ihr Leben nicht mehr ohne Palm oder PocketPC vorstellen können. Und dann sind da noch die, die von Papier auf Elektonik umsteigen wollen (oder müssen) oder frustrierte PDA-Nutzer, die ein “Downgrade” zum Papier erwägen.

Das Buch “Zeitmanagement. Perfekt organisieren mit Zeitplaner und Handheld”  ist interessant für alle oben angesprochenen Nutzer. Im ersten Teil erläutern die Autoren die “Basics” des Zeitmanagements. Im zweiten Teil werden die Vor- und Nachteile von Papier und Elektronik sehr ausführlich und objektiv dargestellt. Im letzten Teil geht es schließlich darum, wie die Zeitplanmethoden mit Zeitplanbuch oder Handheld effektiv und sinnvoll umgesetzt werden können. Umfangreiche Checklisten runden den Inhalt ab. Auf der beigefügten CD finden sich die Checklisten zum Ausdrucken und einige Demoprogramme für den Handheld und PC.

Ich habe noch die Ausgabe von 2003, inzwischen ist aber eine überarbeitete Ausgabe erschienen (im März 2006)

Ich kann das Buch jedem empfehlen, der einen Umstieg von Papier zu Elektonik (oder umgekehrt) vorhat und/oder seinen Handheld effektiv für das Zeitmanagement nutzen möchte. Hier geht es weniger um technische Spezifikationen und Spielereien, sondern um die sinnvolle Nutzung von Programmen.

In diesem Zusammenhang möchte ich auch auf das PDF “Von PDAs und Terminen” hinweisen, das eine Stoffsammlung von Ideen und Tools für den effektiven Umgang mit dem Handheld enthält.

Hier noch die wichtigsten Infos:

Titel: Zeitmanagement. Perfekt organisieren mit Zeitplaner und Handheld; Autoren: Jörg Knoblauch, Holger Wöltje; ISBN: 3448067865; Preis: 16,80 €

Vorteile:

• Es lassen sich von Text über Bilder bis hin zu Audioaufnahmen vielerlei Informationen sammeln und verarbeiten
• Die gesammelten Notizen lassen sich einfach per Drag&Drop nach Belieben verschieben und neu organisieren
• Die Verknüpfung von Projekt und “Nächsten Schritten” kann durch Tags oder Outlook-Aufgaben abgebildet werden
• Nutzer eines WindowsMobile-Geräts können Notizen mittels OneNote Mobile erfassen
• Gute Integration in andere MS-Office Produkte (z.B. Export als Word-Dokument, Aufgaben-Synchronisation mit Outlook)

Nachteile:

• OneNote gibt es nur für Windows
• Keine Zusammenarbeit mit Programmen ausserhalb MS-Office
• Proprietäres Dateiformat: andere Programme können OnNote-Notizbücher nicht verarbeiten
• Mir persönlich fehlt besonders bei Projekten manchmal die Übersicht, da immer nur ein “Notizblatt” angezeigt wird. Für die Planung und Überwachung komplexererer Projekte sind andere Programme geeigneter.
• Evtl. der Preis

Fazit:

OneNote ist ein ziemlich mächtiges und dennoch recht einfach und intuitiv bedienbares Programm zur Erfassung und Verarbeitung von allerlei Informationen. Und deshalb aus meiner Sicht gut geeignet, um damit den GTD-Workflow abzubilden. Lediglich, wenn es um komplexere Projekte geht, sollte man ggf. auf andere Programme zurückgreifen. Wer auf seinem Windows-Rechner das Büropaket von Microsoft installiert hat, kann die gute Integration von OneNote nutzen. Wer jedoch Alternativen wie etwa OpenOffice nutzt, muss auf manche Funktion verzichten. Und wer seine Informationen plattformübergreifend erfassen und verarbeiten will, sollte von OneNote die Finger lassen.

Zurück zu Teil 3: Durcharbeiten

Die einzelnen Einträge im “Eingangskorb” werden nun nacheinander betrachtet. Die zentralen Fragen dabei lauten: Worum handelt es sich? Und ist etwas zu unternehmen? Je nach Antwort auf diese Fragen lassen sich die Notizen in verschiedene Kategorien einordnen:

Müll

Das sollte selbsterklärend sein: alles, was sich in der Zwischenzeit erledigt hat oder sonstwie überflüssig ist, wird einfach gelöscht.

Vielleicht/Irgendwann

Hierunter fallen Dinge, für die man im Moment nichts unternehmen kann/will, sie dennoch nicht aus den Augen verlieren möchte. Also z.B. dieses Buch, das man beim Stöbern entdeckt hat, das man aber erst kaufen möchte, wenn man den Roman, der noch am Nachtkästchen liegt, durchgelesen hat. Notizen zu diesem Punkt schiebt man einfach per Drag&Drop in den Abschnitt “Vielleicht/Irgendwann”.

Referenzmaterial

Darunter fallen alle Informationen, die keine Handlung auslösen, die aber als Wissen für später gespeichert werden sollen. Beispielsweise eine Installationsanleitung für ein Programm und ähnliches. Diese Dinge landen in der Abschnittsgruppe “Referenzmaterial”. Es ist sinnvoll, innerhalb der Abschniitsgruppe einzelne Abschnitte zu den verschiedenen Themen zu erstellen, zu denen man Informationen ablegen möchte. Im Beispiel der Installationsanleitung könnte das also der Abschnitt “Software” sein. Wie im ersten Teil angemerkt, kann für das Referenzmaterial auch ein eigenes Notizbuch angelgt werden, dann hat man für die Einteilung und Einordnung noch mehr Möglichkeiten. Notizen lassen sich auch über Notizbücher hinweg verschieben.

Projekte

Hierunter fallen alle Dinge, zu deren Erledigung mehrere konkrete Handlungen notwendig sind (David Allen sagt, alles, was mehr als zwei “nächste Schritte” benötigt, wobei man sich meiner Meinung nach nicht zu sklavisch an diese Regel halten sollte). Nehmen wir mal als Beispiel den nächsten Urlaub. Um dieses “Projekt” abzuschließen, sind diverse “nächste Schritte” notwendig: Den Katalog vom Reiseveranstalter im Reisebüro abholen, ein passendes Hotel aussuchen, ein Zimmer buchen….

Projekte werden wie folgt verarbeitet: In der Abschnittsgruppe “Projekte” einen neuen Abschnitt mit dem Namen des Projekts anlegen und anschließend die Notizen zum Projekt dorthin verschieben. Die Abschnitte ergeben dann automatisch die “Projektliste”, man hat also immer einen Überblick darüber, welche Projekte gerade laufen. Wem das nicht genügt (etwa weil die Abschnitte nicht alle auf den Bildschirm passen), der kann einen Abschnitt “Projektliste” anlegen und Links zu den einzelnen Projekten anlegen. Dazu einfach einen Rechtsklick auf den Abschnitt, “Hyperlink zu diesem Abschnitt erstellen” und dann den Link per “Einfügen” in der Projektliste platzieren.

Aus den Abschnitten ergibt sich die Projektliste

Der Link zu einem Projekt ist schnell erstellt

Für jedes einzelne Projekt ist nun festzulegen, welche konkreten Tätigkeiten anstehen. Hier bietet OneNote eine interessante Funktion: direkt aus OneNote lassen sich Outlook-Aufgaben anlegen (vorausgesetzt, Outlook ist installiert). So kann man einerseits direkt beim jeweiligen Projekt sehen, welche Aufgaben noch anstehen bzw. schon erledigt sind (der Aufgabenstatus wird mit Outlook synchronisiert) und andererseits lassen sich die Aufgaben auf diese Weise auch mit dem PDA/Smartphone abgleichen. Die Verbindung Projekt – Aufgabe lässt sich somit abbilden.

Outlook-Aufgabe aus OneNote erstellen

Outlook zeigt die Verknüpfung zu OneNote

Wer kein Outlook hat und/oder nicht damit arbeiten will, der hat noch eine andere Möglichkeit. Für jeden Eintrag in OneNote lassen sich “Tags” vergeben. Somit lässt jeder Aufgabe ein Tag zuordnen (am besten wählt man pro “Kontext” ein Symbol aus). Um nun die Liste der anstehenden Aufgaben zu erhalten, lässt man sich von OneNote alle Tags anzeigen und erhält somit eine Übersicht über alle “nächsten Schritte”.

Alternativ: Tags vergeben

OneNote zeigt alle Einträge an, die mit Tags versehen sind

Nächste Schritte

Bleiben nun noch die Dinge übrig, die mit ein oder zwei konkreten Handlungen erledigt werden können. Diese trage ich direkt in Outlook oder am Smartphone ein, alternativ könnte man aber auch einen Abschnitt “nächste Schritte” anlegen und dort, wie bei den Projekten beschrieben, Outlook-Aufgaben anlegen oder mit Tags arbeiten.

Das war’s dann auch schon zum Thema “Durcharbeiten”. Der letzte Teil der Serie wird noch die Vor- und Nachteile der GTD-Umsetzung mit OneNote beleuchten.

Weiter zu Teil 4: Vor- und Nachteile

Zurück zu Teil 2: Erfassen

Termin ist der 6. Oktober ab 20:00 Uhr. Genaueres erfahrt ihr im entsprechenden Thread. Ich werde mit dabei sein und es würde mich freuen, wenn eine anregende Unterhaltung zustande kommt.

Dazu kommen noch die Informationen, die im Alltag auf uns einprasseln: Der Auftrag vom Chef/Kunden, das interessante Angebot in diesem Online-Shop etc. etc. Das alles soll nach GTD in einem oder mehreren “Eingangskörben” gesammelt werden. Das können “echte” Körbe sein, wie das Ablagefach am Schreibtisch, oder “virtuelle” Körbe, etwa in Form des E-Mail-Postfachs oder eben eines Notizprogramms wie OneNote.

Eingabemöglichkeiten von OneNote

Um Informationen zu erfassen, bietet OneNote zahlreiche Möglichkeiten. Zuerst ist da die klassische Methode, einfach Text einzutippen. Dieser kann ggf. mit einfachen Mitteln formatiert oder auch in einer Tabelle strukturiert werden.

Texte und Bilder aus Webseiten lassen sich per Copy&Paste in OneNote einfügen, bei Bildern geht es auch per Drag&Drop. OneNote fügt dabei automatisch auch den Link zur entsprechenden Seite mit ein. Sehr praktisch.

Auch externe Dateien lassen sich einbinden. Über “Einfügen->Dateien” baut OneNote eine Art Link zur gewählten Datei ein, “Einfügen->Datei als Ausdruck” fügt den Inhalt der Datei ein. Letzteres funktioniert allerdings nicht bei allen Dateitypen.

Wer seine Ideen nicht niederschreiben will, der kann sie auch diktieren und als Audioaufnahme einfügen. Wer eine Kamera zur Verfügung hat, kann auch ein Filmchen drehen (mangels Kamera kann ich das leider nicht testen). Die Besitzer eines Tablet PCs können den Stift nutzen, um handschriftliche Notizen auf den Bildschirm zu kritzeln.

Eine Randnotiz

Praktisch sind auch die “Randnotizen”: In der Taskleiste nistet sich ein OneNote-Symbol ein. Ein einfacher Klick darauf öffnet eine neue, leere Randnotiz, in der Text, Audio- oder Videoaufnahmen festgehalten werden können. Ein Rechtsklick hingegen öffnet ein Menü, das auch den Eintrag “Bildschirmausschnitt erstellen” enthält. Wählt man diesen Punkt, legt sich ein “Schleier” über den Bildschirm, und man kann mit der Maus ein Rechteck aufziehen, dessen Inhalt dann als Bild von OneNote erfasst wird. Ein kleiner Schönheitsfehler dieser Randnotizen: Sie werden standardmäßig im Notizbuch “Nicht abgelegte Notizen” gespeichert. Das lässt sich jedoch ändern: Über “Extras->Optionen->Speichern” kann ein anderes Notizbuch bzw. ein anderer Abschnitt als Speicherort für die “nicht abgelegten Notizen” ausgewählt werden. Sinnvoll ist hier die Auswahl unserers Eingangskorbes. Nun wandern neu erstellte Randnotizen automatisch dorthin.

OneNote-Symbol in der Taskleiste

Um die Informationen später einfach weiterbearbeiten zu können, empfehle ich, für jede Notiz bzw. für jedes Thema eine neue Seite im “Eingangskorb” anzulegen.

Das soll es für diesen Teil der Serie gewesen sein. Der nächste Teil wird etwas umfangreicher, dann zeige ich euch, wie man die erfassten Informationen weiterverarbeitet.

Weiter zu Teil 3: Durcharbeiten

Zurück zu Teil 1: Vorbereitungen

Ich suche ja noch nach einer Möglichkeit, meine PIM-Daten auch unter Linux zu verwalten und mit dem Handy bzw. Smartphone abgleichen zu können.  Im genannten Artikel werden einige Ansätze genannt; ich melde mich, sobald ich eine für mich passende Lösung gefunden habe.

In diesem Zusammenhang möchte ich dann noch auf einen Gesprächsfaden im Forum der Senior-PUG hinweisen, in dem die Synchronisation eines Nokia E71 mit Thunderbird/Lightning mittels Funambol beschrieben wird.

1. Vorbereitungen (lest ihr gerade)
2. Erfassen
3. Durcharbeiten
4. Vor- und Nachteile

Dabei möchte ich das vorgestellte System nicht als Nonplusultra verstanden wissen, sondern als Anregung und Vorschlag für eure ganz individuelle GTD-Implementierung.

Vorbereitungen

Reden wir also nicht länger um den heißen Brei herum, sondern legen los. Als Vorraussetzung benötigt ihr das Programm OneNote, am besten in der 2007er-Version. Es geht grundsätzlich auch mit OneNote 2003, ich werde mich allerdings auf die aktuelle Version beschränken.

Neues Notizbuch anlegen

In OneNote legen wir zuerst einmal ein neues Notizbuch an (Datei->Neu->Neues Notizbuch). Da wir das Notizbuch selbst gestalten, wählen wir “Aus Vorlage: Leer”, die nächsten Schritte sollten selbserklärend sein. Haben wir uns durch alle Dialoge geklickt, sehen wir ein “jungfräuliches” Notizbuch vor uns.

Neues, leeres Notizbuch

Um dieses Notizbuch “GTD-tauglich” zu machen, sind noch die folgenden Schritte notwendig: Wir legen einen neuen sogenannten “Abschnitt” an, den wir mit “Vielleicht/Irgendwann” beschriften. Den vorhandenen Abschnitt benennen wir in “Eingangskorb” (oder gerne auch “Inbox”) um. Dann legen wir zwei “Abschnittsgruppen” an, die mit “Projekte” und “Referenzmaterial” gekennzeichnet werden. Wer der Meinung ist, sehr umfangreiches Referenzmaterial anzuhäufen, kann dafür auch ein separates OneNote-Notizbuch anlegen.

Neuen Abschnitt in das Notizbuch einfügen

Das fertige Notizbuch

So, das war’s auch schon. In der nächsten Folge zeige ich euch, wie man die verschiedensten Dinge mit OneNote erfassen kann.

Zu Teil 2: Erfassen