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Für alle, die sich für Zeit- und Selbstmanagement im Allgemeinen und der Umsetzung für PDAs im Speziellen interessieren, kann ich ein kleines “Schmankerl” anbieten. Nexave-Mitglied “stoiniger” hat mich gefragt, ob ich nicht eine PDF-Datei mit einer Zusammenstellung verschiedener Organisationsansätze online stellen möchte, die er zusammengesucht hat. Ich tue das gerne und habe die Datei im Download-Bereich meiner HP veröffentlicht. An dieser Stelle vielen Dank an stoiniger für die tolle Zusammenstellung!

Ich finde es ja generell etwas, sagen wir mal, “bedenklich”, dass man sich in PDA-Foren mehr darüber unterhält, welche Spiele, Videosoftware oder sonstige “Spielereien” man auf dem PDA installieren kann, statt sich mal Gedanken zu machen, wie man die tägliche Arbeit mit Hilfe des PDAs einfacher und effizienter gestalten könnte…

Was den Stand meiner ganz persönlichen GTD-Umsetzung angeht, möchte ich auch noch ein paar Worte verlieren. Nachdem ich ja auf das deutschsprachige GTD-Forum gestoßen bin, konnte ich dort doch einige nützliche Anregungen zu GTD erhalten. Unter anderem (und jetzt geht es mal kurz weg von PDAs und Elektronik) den Hinweis auf das Classei-System . In der deutschen Übersetzung von “Getting Things Done” wird ja unglücklicherweise von “Ordnern” gesprochen, in die das sog. Referenzmaterial abgelegt werden soll. Nun, an was würdet ihr denken, wenn ihr das Wort “Ordner” hört? Wohl an den guten alten Leitz-Hebelordner, und das tat ich auch. Doch David Allen meint nicht dicke Leitz-Ordner, sondern eher Mappen. Nun gibt es die Mappen, die die Amerikaner verwenden, bei uns nicht, jedoch kommt das Classei-System dem sehr nahe. Im GTD-Forum ist das auch noch mal näher erklärt .

Nun hab ich mir mal so ein Set von Mappen bestellt und muss sagen, ich finde es deutlich besser als die Leitz-Ordner, die ich bisher benutzt habe. Das Ablegen von Papier geht viel schneller und müheloser von der Hand. Ich hoffe, das führt dazu, dass ich Papier gleich in die Ablage einordne, und nicht wie bisher erst mal einen großen Stapel zusammenkommen lasse.

Diesen Absatz über den Umgang mit Papier wollte ich euch nicht vorenthalten, denn ohne Papier geht es nun mal (noch) nicht. Das “papierlose Büro” bleibt wohl auf absehbare Zeit erst mal Wunschdenken.

Doch nun zurück zum PDA. Dieser hat natürlich auch seinen Platz im GTD-System, und zwar als Kalender, Aufgabenliste und eingeschränkt als elektronischer Notizblock. Bei meinem ersten Versuch der GTD-Umsetzung habe ich noch versucht, Projekte mit dem PDA zu verfolgen, doch das hat sich für mich als zu umständlich herausgestellt. Projekte verfolge ich nun entweder auf Papier (wenn ich weiß, dass dabei hauptsächlich Papier anfallen wird) oder am Tablet PC in OneNote.

Die Aufgabenverwaltung am PDA nach GTD sieht bei mir nun folgendermaßen aus:

• Aufgaben werden nicht nach Priorität geordnet, sondern nach den Orten, an denen sie erledigt werden können. Also würde die Aufgabe “Mehl und Eier kaufen” in der Kategorie “Besorgungen” landen, während “Erwin wegen Wandertour anrufen” in der Kategorie “Anrufe” landet.
• Es git zwei besondere Kategorien, nämlich “Anzusprechende Punkte” und “Warten auf”. Habe ich mit einer bestimmten Person etwas zu besprechen, erstelle ich eine Aufgabe, die als Titel den Namen der Person erhält. In die Notiz zur Aufgabe schreibe ich die Punkte, die ich ansprechen will. Die Aufgabe kommt dann in die Kategorie “Anzusprechende Punkte”. In die Kategorie “Warten auf” kommt alles, was an andere delegiert wurde und ich darauf warte, dass dies andere Personen erledigen.
• Aufgaben, die nur an einem bestimmten Tag erledigt werden können (weil z.B. eine andere Person nur an diesem Tag erreichbar ist), bekommen ein Fälligkeitsdatum zugewiesen. In Outlook/am PDA kann ich die Aufgabenansicht dann so einstellen, dass nur die heute fälligen Aufgaben angezeigt werden. Und nur diese müssen dann heute abgearbeitet werden. Aufgaben, die ich zwar gerne heute erledigen würde, aber nicht muss, bekommen kein Fälligkeitsdatum, denn sie würden nur von den wirklich dringlichen Angelegenheiten abhalten.
• Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Datum erledigt werden müssen, bekommen das Datum der “Deadline” an den Titel angehängt. Also etwa so: “Anmeldung für Sportkurs abgeben (15.10.06)”. Dadurch kann ich gleich einschätzen, wie dringlich die Aufgabe ist und wie viel Zeit ich noch habe, um sie zu erledigen.

Im nächsten Teil werde ich euch dann zeigen, wie ich den Tablet PC in das System integriert habe.

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