Die Situation dürfte einigen bekannt vorkommen: auf der Arbeit ist Outlook als PIM-Programm vorgegeben und Zusatzsoftware zu installieren ist nicht so einfach möglich oder gar seitens der IT/der Chefetage verboten. Als GTDler stellt sich nun die Frage: wie richte ich mein “nacktes” Outlook so ein, dass sich der GTD-Workflow damit vernünftig abbilden lässt?

Einen sehr interessanten Ansatz beschreibt Niels Warnecke in seinem Ebook mit dem schlichten Titel “GTD mit Outlook 2007″ (danke an Dr. Stefan List für den Tipp ). Für mich war der Ansatz, die Aufgabe zum Dreh- und Angelpunkt des Systems zu machen, der entscheidende “Kick” für die Umsetzung. Die Outlook-Aufgabe ist gewissermaßen das Projekt und in das Notizfeld kommen alle Infos dazu in Form von Notizen oder Verlinkungen auf Dateien. Die nächsten Schritte werden ebenfalls im Notizfeld aufgelistet. Welcher nächste Schritt ansteht, wird durch die Kategorie ersichtlich, den die Aufgabe bekommt (“Kategorien als Next Actions” nennt es der Autor).

Das System habe ich gleich nach dem Lesen des Ebooks in meinem “Arbeits-Outlook” umgesetzt, allerdings mit kleineren Anpassungen (insbesondere die Sache mit den Lebensrollen habe ich weggelassen). Und ich muss sagen: bisher funktioniert der Ansatz sehr gut. Ich habe einerseits nicht zu viele Aufgaben in meiner Liste, andererseits sämtliche Informationen, die ich für die Erledigung des nächsten Schrittes brauche, immer zur Hand. Mein einziger Kritikpunkt bisher ist, dass man eben aus dem Titel der Outlook-Aufgabe nicht gleich die nächste konkrete Aktion erkennen kann, sondern erst in der Aufgabe nachsehen muss. Aber sonst ist das System schon ziemlich “rund”.

Wer sich also in der anfangs genannten Situation wiederfindet, sollte sich einmal die Zeit für die Lektüre der 28 Seiten nehmen. Es lohnt sich definitiv.