Für alle, die sich für Zeit- und Selbstmanagement im Allgemeinen und der Umsetzung für PDAs im Speziellen interessieren, kann ich ein kleines “Schmankerl” anbieten. Nexave-Mitglied “stoiniger” hat mich gefragt, ob ich nicht eine PDF-Datei mit einer Zusammenstellung verschiedener Organisationsansätze online stellen möchte, die er zusammengesucht hat. Ich tue das gerne und habe die Datei im Download-Bereich meiner HP veröffentlicht. An dieser Stelle vielen Dank an stoiniger für die tolle Zusammenstellung!

Ich finde es ja generell etwas, sagen wir mal, “bedenklich”, dass man sich in PDA-Foren mehr darüber unterhält, welche Spiele, Videosoftware oder sonstige “Spielereien” man auf dem PDA installieren kann, statt sich mal Gedanken zu machen, wie man die tägliche Arbeit mit Hilfe des PDAs einfacher und effizienter gestalten könnte…

Was den Stand meiner ganz persönlichen GTD-Umsetzung angeht, möchte ich auch noch ein paar Worte verlieren. Nachdem ich ja auf das deutschsprachige GTD-Forum gestoßen bin, konnte ich dort doch einige nützliche Anregungen zu GTD erhalten. Unter anderem (und jetzt geht es mal kurz weg von PDAs und Elektronik) den Hinweis auf das Classei-System . In der deutschen Übersetzung von “Getting Things Done” wird ja unglücklicherweise von “Ordnern” gesprochen, in die das sog. Referenzmaterial abgelegt werden soll. Nun, an was würdet ihr denken, wenn ihr das Wort “Ordner” hört? Wohl an den guten alten Leitz-Hebelordner, und das tat ich auch. Doch David Allen meint nicht dicke Leitz-Ordner, sondern eher Mappen. Nun gibt es die Mappen, die die Amerikaner verwenden, bei uns nicht, jedoch kommt das Classei-System dem sehr nahe. Im GTD-Forum ist das auch noch mal näher erklärt .

Nun hab ich mir mal so ein Set von Mappen bestellt und muss sagen, ich finde es deutlich besser als die Leitz-Ordner, die ich bisher benutzt habe. Das Ablegen von Papier geht viel schneller und müheloser von der Hand. Ich hoffe, das führt dazu, dass ich Papier gleich in die Ablage einordne, und nicht wie bisher erst mal einen großen Stapel zusammenkommen lasse.

Diesen Absatz über den Umgang mit Papier wollte ich euch nicht vorenthalten, denn ohne Papier geht es nun mal (noch) nicht. Das “papierlose Büro” bleibt wohl auf absehbare Zeit erst mal Wunschdenken.

Doch nun zurück zum PDA. Dieser hat natürlich auch seinen Platz im GTD-System, und zwar als Kalender, Aufgabenliste und eingeschränkt als elektronischer Notizblock. Bei meinem ersten Versuch der GTD-Umsetzung habe ich noch versucht, Projekte mit dem PDA zu verfolgen, doch das hat sich für mich als zu umständlich herausgestellt. Projekte verfolge ich nun entweder auf Papier (wenn ich weiß, dass dabei hauptsächlich Papier anfallen wird) oder am Tablet PC in OneNote.

Die Aufgabenverwaltung am PDA nach GTD sieht bei mir nun folgendermaßen aus:

• Aufgaben werden nicht nach Priorität geordnet, sondern nach den Orten, an denen sie erledigt werden können. Also würde die Aufgabe “Mehl und Eier kaufen” in der Kategorie “Besorgungen” landen, während “Erwin wegen Wandertour anrufen” in der Kategorie “Anrufe” landet.
• Es git zwei besondere Kategorien, nämlich “Anzusprechende Punkte” und “Warten auf”. Habe ich mit einer bestimmten Person etwas zu besprechen, erstelle ich eine Aufgabe, die als Titel den Namen der Person erhält. In die Notiz zur Aufgabe schreibe ich die Punkte, die ich ansprechen will. Die Aufgabe kommt dann in die Kategorie “Anzusprechende Punkte”. In die Kategorie “Warten auf” kommt alles, was an andere delegiert wurde und ich darauf warte, dass dies andere Personen erledigen.
• Aufgaben, die nur an einem bestimmten Tag erledigt werden können (weil z.B. eine andere Person nur an diesem Tag erreichbar ist), bekommen ein Fälligkeitsdatum zugewiesen. In Outlook/am PDA kann ich die Aufgabenansicht dann so einstellen, dass nur die heute fälligen Aufgaben angezeigt werden. Und nur diese müssen dann heute abgearbeitet werden. Aufgaben, die ich zwar gerne heute erledigen würde, aber nicht muss, bekommen kein Fälligkeitsdatum, denn sie würden nur von den wirklich dringlichen Angelegenheiten abhalten.
• Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Datum erledigt werden müssen, bekommen das Datum der “Deadline” an den Titel angehängt. Also etwa so: “Anmeldung für Sportkurs abgeben (15.10.06)”. Dadurch kann ich gleich einschätzen, wie dringlich die Aufgabe ist und wie viel Zeit ich noch habe, um sie zu erledigen.

Im nächsten Teil werde ich euch dann zeigen, wie ich den Tablet PC in das System integriert habe.

Viel Neues gibt’s momentan nicht zu berichten, ich möchte euch aber ein paar interessante Links zum Thema GTD liefern (interessant auch für die, die das System bisher noch nicht kennen)

GTD Forum Deutschland

Eine etwas ausführlichere Erläuterung des GTD-Prinzips

“GTD in einer Nußschale” (dort auch mal die Kategorie “Produktivität” durchsehen!)

Es ist schon eine Weile her, als ich über meine Implementierung des “Getting Things Done”-Prinzips erzählt habe . Damals war NoteStudio auf dem Palm die “GTD-Zentrale”. Doch nachdem sich der erste Enthusiasmus gelegt hatte, war es mit der Nutzung von NoteStudio und dem GTD-Prinzip generell nicht mehr so besonders weit her.

Warum? Weil es manche Dinge gibt, die am Palm nicht oder nicht vernünftig machbar sind. Und wenn etwas zu kompliziert und/oder beschwerlich ist, lässt man es auf Dauer dann doch sein. Zu den “unmöglichen” Dingen zähle ich z.B. die Verwaltung von Projekten. Schon mal versucht, am Palm ein etwas größeres Projekt zu planen, Infos dazu zu sammeln und zu organisieren? Und mit “größeres Projekt” meine ich nicht etwa eine Firmenfusion sondern relativ banale Dinge wie “Zimmer neu gestalten”. Theoretisch wäre es vielleicht möglich, seine Ideen zu erfassen, zu strukturieren und die “nächsten Schritte” abzuleiten. Aber Brainstorming am Palm? Es ist ja schon umständlich genug, mehr als ein paar Worte per Grafitti in den Palm zu bringen. Und bei längeren Texten wird dann irgendwann der Bildschirm zu klein und die Sache unübersichtlich.

Versteht mich nicht falsch: Der Palm bzw. PDA allgemein kann ein wertvolles Instument für das Selbstmanagement sein. Als Terminkalender und Adressdatenbank leistet er mir wertvolle Dienste. Aber ich musste in den letzten Monaten und Jahren auch entdecken, dass manche Dinge mit dem PDA zwar möglich , aber nicht wirklich sinnvoll zu verwirklichen sind. Notizen machen zum Beispiel. Ein paar Begriffe auf den Bildschirm kritzeln, das geht ja noch. Aber was, wenn man umfangreichere Einfälle festhalten will? Ausserdem führt die Vielzahl der verwendeten Programme dazu, dass die Infos über den gesamten PDA verstreut sind und man letztlich doch wieder Angst hat, irgendwas zu übersehen. Und sich somit wieder “lose Enden” bilden.

Zusammengefasst gesagt: es hat nicht so recht geklappt mit GTD und NoteStudio (welches trotzdem ein tolles Programm bleibt, nur eben nicht für den gesamten GTD-Prozess).

Da sich seit ein paar Wochen in meinem Zimmer die Zeitungen, Blätter und sonstiger Krimskrams besonders hoch stapeln, hab ich beschlossen, mir das GTD-Prinip mal wieder zur Brust zu nehmen und nach einer besseren, leichter umsetzbaren Implementierung in meinen Alltag zu suchen.

Ich möchte dabei besonders meinen Tablet PC mit einbeziehen. Mit OneNote habe ich hier, wie ich finde, ein “besseres NoteStudio” zur Verfügung. Vor allem die Verzahnung mit Outlook ist besser und die Möglichkeit, digitale Inhalte zu erfassen und umzusortieren ist umfassender und leichter. Und noch dazu kann ich Notizen, die ich am Neo erfasst habe, in OneNote importieren.

Auch wenn ich das ganze System so papierlos wie möglich gestalten will, werde ich wohl auch auf der “Papierseite” ein paar Änderungen vornehmen.

Mein neuer Ansatz der GTD-Umsetzung ist noch nicht komplett ausgereift, mir fallen immer wieder neue Möglichkeiten ein. Aber je mehr ich mich damit befasse, desto konkretere Formen nimmt er an.

Ich halte euch auf jeden Fall auf dem Laufenden. Und bin jederzeit offen für Vorschläge, wie GTD einfach und effektiv umsetzbar ist, ganz egal, ob mit Palm, PocketPC oder Papier.