Ab sofort steht Version 2.18 der Stoffsammlung zum Thema “Selbstmanagement mit dem PDA” bereit. Mein Dank geht an Stoiniger, der das PDF beständig erweitert und ergänzt.

Hier geht’s zum Download. 

Es gibt wieder ein (kleines) Update des PDFs “Von PDAs und Terminen”, das nun in Version 2.17 vorliegt. Den Download gibt’s wie immer auf meiner Homepage.

Es gibt wieder mal eine aktualisierte Version der Selbstmanagement-Stoffsammlung “Von PDAs und Terminen”. Den Download der Version 2.16 findet ihr hier.

Vor gut einem Monat habe ich von meinem veränderten Software-Setup und meinen Schwierigkeiten mit dem “Weekly Review” berichtet. Inzwischen hat sich die Sache etwas eingespielt.

Erstens war ich nun 3 Wochen so konsequent und habe das “Weekly Review” wirklich durchgezogen. Und zweitens hat sich Bonsai als zentrales GTD-Programm durchaus bewährt. Insgesamt sieht mein GTD-System am Palm und PC derzeit also so aus:

• Der “Eingangskorb” ist DayNotez. Wobei ich hier noch experimentiere, ob ich dafür nicht auch gleich Bonsai nehme. Da bin ich mir noch nicht ganz sicher.
• Die Projektliste und Projektplanung wird mit Bonsai erledigt. Der Vorteil eines Outliners ist, dass man einerseits den Überblich über alle Projekte hat, andererseits aber schnell ins Detail eines Projekts “zoomen” kann. OneNote hingegen zeigte mir immer nur ein Projekt an, es fehlte also an der Übersicht. Ein weiterer Vorteil von Bonsai: die “nächsten Schritte”, die ich in Outlook übertragen habe, kann ich einfach abhaken und muss beim nächsten Mal nicht überlegen, ob das schon in der ToDo-Liste steht. So kann ich beim Weekly Review durch die Projekte klicken und die noch nicht abgehakten Punkte übernehmen.
• Die “Listen” der nächsten Schritte verwalte ich mit Outlook bzw. Agendus. Das könnte ich zwar auch mit Bonsai machen, aber mit Outlook finde ich die ToDo-Verwaltung einfacher. Ausserdem kann ich die Aufgaben dann auch mit dem SDA synchronisieren. Die nächsten Schritte sortiere ich in entsprechende kontextabhängige Kategorien ein. So kommt alles, was unterwegs (im Supermarkt, in der Bank etc) erledigt werden muss, in die Kategorie “Besorgungen”. Wie oben schon angesprochen, überlege ich mir die nächsten Schritte, wenn ich in Bonsai die Projekte aktualisiere. Von dort kann ich sie dann per Copy&Paste in Outlook übernehmen und muss nur noch die richtige Kategorie aussuchen.
• Die Liste “Vielleicht/Irgendwann” führe ich auch in Bonsai
• Das “Referenzmaterial” wird in NoteStudio gespeichert.

Die Projektliste, die Projekte und die Liste “Vielleicht/Irgendwann” befinden sich übrigens in einer Outline! Hier werde ich noch einen Screenshot einfügen, um das zu veranschaulichen.

Demnächst möchte ich euch noch erläutern, wie ich E-Mails GTD-gerecht organisiere. Und, falls Interesse besteht, wie ich papierbasierte Vorgänge bearbeite.

Es ist schon eine Weile her seit dem letzten Beitrag zum Thema “Getting Things Done”. Doch es wird Zeit, dass ich mal wieder was dazu schreibe. Es haben sich nämlich ein paar Dinge geändert (und manche leider nicht).

Kommen wir erst einmal zur technischen Seite. Mein System beruhte ja darauf, dass ich im wesentlichen OneNote als Zentrale für GTD nutzte: das war sowohl “digitaler Eingangskorb” als auch Projektverwaltung. Nun ist OneNote zwar recht praktisch, weil man vom Webseitenschnipsel bis zur handschriftlichen Notiz so ziemlich alles damit verarbeiten kann. Aber: eine Anbindung an den PDA ist nicht möglich (lediglich Notizen vom WindowsMobile-Gerät können importiert werden). Doch man möchte ja doch hin und wieder auch mal unterwegs seine Projektliste aktualisieren oder neue “nächste Schritte” festlegen.

Da nun der Neo sowieso wegkommt und ich wieder zu PalmOS zurückgekehrt bin, lag es nahe, auch gleich nach Alternativen zu OneNote zu suchen. Und so habe ich zwei Programme wieder ausgegraben, die ich früher schon mal mehr oder weniger erfolgreich für die GTD-Umsetzung genutzt habe: Bonsai und DayNotez.

Meine aktuelle Strategie sieht so aus, dass ich mit Bonsai meine Projektliste, meine Projekte und Checklisten verwalte. DayNotez dient als Informationssammler, besonders wenn mir unterwegs mal was einfällt, was ich unbedingt notieren möchte.

Dabei hat DayNotez den Vorteil, dass es bei jeder Notiz gleich das Erstellungsdatum und die Zeit erfasst. So weiß man, welche Notizen aktuell sind und welche nicht. Das ist besonders praktisch, weil man gleich sieht, welche Aufzeichnungen man beim “Weekly Review” berücksichtigen muss und welche nicht.

Doch beim Stichpunkt “Weekly Review” kommen wir auch schon zum Knackpunkt der Sache: ich krieg das einfach nicht hin. Zumindest nicht regelmäßig, also “weekly”. Eine Zeit lang bin ich motiviert und versuche, mein System up-to-date zu halten. Doch irgendwann verlässt mich dann die Disziplin und ich erfasse wieder nur die (vermeintlich) “wichtigen” Dinge. Irgendwelcher “Kleinkram” wird dann nicht mehr aufgeschrieben und das Rumgewurschtel geht wieder von vorne los.

Dabei ist wohl weniger ein zu umständliches System das Problem, sondern meine Denkweise: wenn eine zu erledigende Sache ansteht, dann neige ich dazu, einfach drauf loszuwerkeln, statt erst einen Plan anzufertigen. Zu planen finde ich in diesem Moment überflüssig, es hält mich doch nur von der eigentlichen Arbeit ab.

Es ist ein Clinch zwischen Kopf und Bauch: mein Kopf sagt, das Planen hält zwar erst einmal von der Arbeit ab, dafür geht sie nachher schneller von der Hand, weil man nicht unkoordiniert durch die Gegend wurschtelt und möglicherweise das Pferd von hinten aufzäumt. Mein Bauch aber sagt: es sind so viele Dinge zu tun und du willst dich jetzt hinsetzten und deine Zeit mit Outlines, Mindmaps und Plänen verschwenden? Leg’ gefälligst gleich los, sonst werden wir nie fertig!

Der Erfolg von GTD steht und fällt also mit der eigenen Disziplin. Ich hoffe, ich schaffe es, mal so lange konsequent dabei zu bleiben, bis es einfach zur Gewohnheit geworden ist. Bis dahin hab ich noch drei Versuche gut, denn ich habe mal irgendwo gelesen, dass man meistens fünf Versuche braucht, um eine neue Verhaltensweise zur Gewohnheit werden zu lassen.

Und, wie sieht es mit eurer Selbstdisziplin aus?

Stoiniger hat mir gerade eben die neue Version seiner Stoffsammlung “Von PDAs und Terminen” zugemailt. Den Download des PDFs findet ihr, wie immer, auf meiner Homepage.

Gestern habe ich ja noch darüber gesprochen, dass ich mir eventuell eine Wiki für das “Referenzmaterial” einrichte. Doch vorher wollte ich mal bei den Kollegen vom GTD-Forum anfragen. Und siehe da, es hat sich eine recht interessante Diskussion entwickelt über Wikis, DMS und die Organisation von digitalem Material generell. Auf jeden Fall lesenswert, finde ich.

Wie versprochen, möchte ich heute erklären, wie ich den Tablet PC in das GTD-System eingebaut habe.

Zuvor möchte ich aber Links zu den bisherigen Artikel zu GTD setzen. Für alle, die nicht regelmäßig mitlesen:

GTD – neuer Anlauf

GTD – neuer Anlauf (2)

GTD – neuer Anlauf (3)

Nun aber zurück zum eigentlichen Thema, GTD und Tablet PC. Am Tablet nutze ich für GTD momentan zwei Programme: Outlook und OneNote. “Momentan” deshalb, weil vielleicht noch eine dritte Komponente dazukommt. Dazu aber später mehr.

In OneNote habe ich mir einen sog. “Abschnitt” mit der Bezeichnung “Eingangskorb” eingerichtet. Ebenso einen Ordner “Projekte”, der die Unterordner “Studium”, “Pfarrei” und “Privat” enthält. Je nachdem, in welchen Bereich ein Projekt fällt, wird im entsprechenden Ordner ein Abschnitt mit dem Namen des Projekts erstellt. So ein Abschnitt kann nun im Grunde beliebig viele Seiten enthalten. Eine dieser Seiten nenne ich “nächste Schritte”. Dort notiere ich, wie der Name vermuten lässt, die jeweils nächsten Schritte für das Projekt. Auf den anderen Seite sammle ich Material zum Projekt, das können eigene Notizen sein oder Text aus Webseiten usw. Hier zeigt sich deutlich der Vorteil von OneNote: mit dem Programm kann man nahezu alle digitalen Informationen erfassen. Ich kann Text per Copy & Paste einfügen, Bildschirmausschnitte festhalten oder auch Sprachnotizen erfassen.

Im “Eingangskorb” landen die neuen “digitalen Schnipsel”, jede Notiz kommt auf eine eigene Seite. Beim Durcharbeiten kann ich nun die komplette Seite oder auch nur Teile davon in andere Abschnitte verschieben. Mache ich mir z.B. im Eingangskorb eine Notiz zu einem bestehenden Projekt, verschiebe ich beim Durcharbeiten die Seite zum entsprechenden Projekt. Somit habe ich im Projekt-Abschnitt alle Infos beisammen.

Habe ich bei den Projekten die nächsten Schritte notiert, kommt Outlook ins Spiel. Dort trage ich nun die nächsten Schritte in die Aufgabenliste ein. Termine kommen entsprechend in den Kalender.

Das war’s im Grunde auch schon. Die Aufgaben/Kalender werden beim nächsten Sync auf den PDA/Smartphone übertragen und ich habe die aktuelle Aufgabenliste somit immer zur Hand.

Zum Schluss möchte ich noch das Geheimnis um die dritte Komponente lüften. Es geht um die Organisation und Verwaltung des “Referenzmaterials”. Dafür halte ich OneNote nicht so besonders geeignet. Mir kam heute die Idee, das digitale Referenzmaterial in einer persönlichen Wiki zu verwalten. Ich hab mir auch gleich MediaWiki runtergeladen und installiert, getestet hab ich’s allerdings noch nicht. Ich denke, in ein paar Tagen kann ich mehr dazu sagen.

Stoiniger hat mir heute eine aktualisierte und erweiterte Version seines PDFs “PDAs und Termine” zukommen lassen. Die Änderungen und den Download findet ihr hier.